Datenschutzerklärung – Club Tab

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:

Stefanie Mangin
Lange Str. 20
71131 Jettingen
Deutschland
E-Mail: info@solution-ninja.com

2. Allgemeines

Club Tab ist eine Kassen- und Verwaltungs-App für Vereinsheime. Die App wird lokal auf dem Endgerät (Smartphone, Tablet) des Nutzers betrieben. Sämtliche in der App erfassten Daten werden ausschließlich auf diesem Endgerät in einer lokalen Datenbank (SQLite) gespeichert.

Es findet keine Übertragung von Daten an Server des Entwicklers oder an Dritte statt.

3. Verarbeitete Daten

Innerhalb der App werden folgende Daten erfasst und lokal gespeichert:

Kategorie	Inhalt
Gäste / Mitglieder	Namen sowie ggf. weitere durch den Nutzer eingegebene Angaben zur Identifikation
Verzehr- und Konsumdaten	Datum, Uhrzeit, ausgewählte Artikel, Mengen, Preise
Veranstaltungen / Abende	Datum, Bezeichnung, zugeordnete Verzehrposten
Artikelstamm	Bezeichnungen und Preise der angebotenen Artikel

Die Eingabe dieser Daten erfolgt durch den Nutzer der App selbst. Eine automatische Erhebung personenbezogener Daten durch die App findet nicht statt.

Zusätzlich speichert die App lokal den letzten von Google Play gemeldeten Abo-Status (aktiv / nicht aktiv) sowie den Zeitpunkt der letzten Prüfung. Diese Information dient ausschließlich dazu, die App auch bei kurzzeitig fehlender Internetverbindung freischalten zu können. Es werden keine Zahlungs- oder Kontodaten in der App selbst gespeichert.

4. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient ausschließlich der ordnungsgemäßen Verwaltung der Vereins- bzw. Clubheim-Kasse, also:

der Erfassung des Verzehrs,
der Abrechnung gegenüber Gästen und Mitgliedern,
der internen Buchführung des Vereins.

5. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der im Rahmen der App eingegebenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender Vorschriften:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags / mitgliedschaftliches Verhältnis (Abrechnung des Verzehrs).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse des Vereins an einer geordneten Kassenführung.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – soweit gesetzlich erforderlich, z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.

6. Speicherort und Speicherdauer

Alle Daten werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät gespeichert, auf dem die App installiert ist. Sicherungen, Exporte oder Ausdrucke (z. B. PDF-Belege) werden ausschließlich auf Anweisung des Nutzers erstellt und auf dem von ihm gewählten Speicherort bzw. Drucker ausgegeben.

Die Daten verbleiben so lange auf dem Gerät, wie der Nutzer sie nicht selbst löscht oder die App deinstalliert. Eine Deinstallation der App führt zur Löschung der lokalen Datenbank.

Soweit handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB), ist der betreibende Verein eigenständig für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die ordnungsgemäße Archivierung verantwortlich.

7. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe der erfassten Daten an Dritte findet durch die App nicht statt. Die App verwendet:

keine Analyse-Dienste
keine Werbenetzwerke
keine Tracking-Tools
keine Cloud-Synchronisation

Eine eigenständige Datenverarbeitung durch Google Play im Rahmen der Abo-Abwicklung ist davon ausgenommen und unter Ziffer 8 beschrieben.

8. Abo & Zahlungsabwicklung über Google Play

Die Nutzung von Clubheim-Kasse setzt ein kostenpflichtiges Abonnement (nach optionaler kostenloser Probezeit) voraus. Kauf, Abrechnung, Verlängerung, Kündigung und Erstattung des Abonnements werden ausschließlich über Google Play abgewickelt.

Eigenverantwortlicher Anbieter dieser Zahlungsabwicklung ist:

Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4, Irland

(bzw. für Nutzer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA)

Google verarbeitet im Rahmen der Abo-Abwicklung insbesondere:

die mit dem Google-Konto verknüpften Identifikations- und Kontaktdaten,
Zahlungs- und Abrechnungsinformationen,
Geräte- und Lizenzkennungen sowie Kauf- und Statushistorie des Abonnements.

Der App-Anbieter (Ziffer 1) erhält von Google keine Zahlungsdaten (insbesondere keine Kreditkarten-, Konto- oder Adressdaten). Vom App-Anbieter einsehbar sind ausschließlich aggregierte Verkaufs- und Abo-Statistiken im Google Play Console-Dashboard sowie pseudonyme Order-IDs.

Innerhalb der App ruft die offizielle Google-Play-Billing-Bibliothek den aktuellen Abo-Status ab. Übermittelt werden dabei nur die Informationen, die für diese Statusprüfung technisch erforderlich sind (Geräte- und Play-Sitzungskennung sowie der Produktbezeichner des Abos).

Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Google ist abrufbar unter: https://policies.google.com/privacy

9. Berechtigungen der App

Die App nutzt folgende Geräteberechtigungen:

Speicherzugriff – zum Anlegen der lokalen Datenbank sowie zum Speichern von PDF-Exporten.
Druck-/Bluetooth-Schnittstellen (sofern verwendet) – zum Drucken von Belegen über vom Nutzer ausgewählte Drucker.
Internetzugriff – ausschließlich für die Kommunikation mit Google Play zur Abo-Statusprüfung (siehe Ziffer 8).

Andere Berechtigungen werden nicht angefordert.

10. Rechte der betroffenen Personen

Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, stehen den betroffenen Personen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Soweit die Daten ausschließlich lokal beim betreibenden Verein verarbeitet werden, sind diese Rechte gegenüber dem unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen geltend zu machen. Hinsichtlich der durch Google verarbeiteten Zahlungs- und Abo-Daten sind die Rechte gegenüber Google als eigenständigem Verantwortlichen geltend zu machen.

11. Datensicherheit

Der betreibende Verein ist verpflichtet, das Endgerät, auf dem die App betrieben wird, durch geeignete Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff zu sichern, insbesondere durch:

Geräte-PIN bzw. Passwort
Aktivierung der Bildschirmsperre
Beschränkung des Nutzerkreises mit Zugriff auf das Gerät

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen der App, gesetzliche Vorgaben oder die Datenverarbeitung ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist im Repository der App verfügbar.

13. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den unter Ziffer 1 genannten Verantwortlichen.

Note: This is a convenience translation. Only the German version is legally binding.

1. Data Controller

The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR) and other national data protection laws is:

Marc Röttig
Lange Str. 20
71131 Jettingen
Germany
Email: info@solution-ninja.com

2. General Information

Club Tab is a point-of-sale and management app for clubhouses. The app runs locally on the user's device (smartphone, tablet). All data recorded in the app is stored exclusively on this device in a local database (SQLite).

No data is transmitted to the developer's servers or to third parties.

3. Data Processed

The following data is recorded and stored locally within the app:

Category	Content
Guests / Members	Names and, where applicable, further details entered by the user for identification
Consumption data	Date, time, selected items, quantities, prices
Events / Evenings	Date, name, assigned consumption entries
Item master data	Names and prices of the items offered

This data is entered by the app's user. The app does not automatically collect any personal data.

In addition, the app stores locally the last subscription status reported by Google Play (active / inactive) as well as the time of the last check. This information serves solely to allow the app to be unlocked even during a brief lack of internet connection. No payment or account data is stored within the app itself.

4. Purpose of Processing

The processing serves exclusively the proper management of the club's clubhouse till, namely:

recording consumption,
billing guests and members,
the club's internal bookkeeping.

5. Legal Basis

The processing of the data entered within the app is based on the following provisions:

Art. 6(1)(b) GDPR – performance of a contract / membership relationship (billing of consumption).
Art. 6(1)(f) GDPR – the club's legitimate interest in orderly cash management.
Art. 6(1)(c) GDPR – where legally required, e.g. commercial or tax retention obligations.

6. Storage Location and Duration

All data is stored exclusively locally on the device on which the app is installed. Backups, exports or printouts (e.g. PDF receipts) are created only at the user's instruction and output to the storage location or printer chosen by the user.

The data remains on the device until the user deletes it or uninstalls the app. Uninstalling the app deletes the local database.

Where commercial or tax retention obligations exist (e.g. § 147 AO, § 257 HGB), the operating club is itself responsible for compliance with the retention periods and for proper archiving.

7. Disclosure to Third Parties

The app does not disclose the recorded data to third parties. The app uses:

no analytics services
no advertising networks
no tracking tools
no cloud synchronization

Independent data processing by Google Play in the course of subscription handling is excluded from this and is described under section 8.

8. Subscription & Payment via Google Play

Use of Clubheim-Kasse requires a paid subscription (after an optional free trial period). Purchase, billing, renewal, cancellation and refund of the subscription are handled exclusively via Google Play.

The independent provider of this payment processing is:

Google Ireland Limited
Gordon House, Barrow Street
Dublin 4, Ireland

(or, for users outside the European Economic Area: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA)

In the course of subscription handling, Google processes in particular:

the identification and contact data linked to the Google account,
payment and billing information,
device and license identifiers as well as the purchase and status history of the subscription.

The app provider (section 1) receives no payment data from Google (in particular no credit card, account or address data). The app provider can view only aggregated sales and subscription statistics in the Google Play Console dashboard as well as pseudonymous order IDs.

Within the app, the official Google Play Billing library retrieves the current subscription status. Only the information technically required for this status check is transmitted (device and Play session identifier as well as the product identifier of the subscription).

Google's current privacy policy is available at: https://policies.google.com/privacy

9. App Permissions

The app uses the following device permissions:

Storage access – to create the local database and to save PDF exports.
Print/Bluetooth interfaces (where used) – to print receipts via printers selected by the user.
Internet access – exclusively for communication with Google Play for subscription status checks (see section 8).

No other permissions are requested.

10. Rights of Data Subjects

Where personal data is concerned, data subjects have the following rights under the GDPR:

Right of access (Art. 15 GDPR)
Right to rectification (Art. 16 GDPR)
Right to erasure (Art. 17 GDPR)
Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
Right to data portability (Art. 20 GDPR)
Right to object (Art. 21 GDPR)
Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)

Where the data is processed exclusively locally at the operating club, these rights are to be asserted against the controller named under section 1. With regard to the payment and subscription data processed by Google, the rights are to be asserted against Google as an independent controller.

11. Data Security

The operating club is obliged to protect the device on which the app is operated against unauthorized access by appropriate measures, in particular through:

device PIN or password
activation of the screen lock
restriction of the group of users with access to the device

12. Changes to this Privacy Policy

This privacy policy may be adapted if app functions, legal requirements or data processing change. The current version is available in the app's repository.

13. Contact

If you have any questions about data protection, please contact the controller named under section 1.