ClubTab – Hilfe & Anleitung

1Erste Schritte (Einrichtung)

Beim allerersten Start legst du eine 4-stellige Admin-PIN fest. Sie ist deine Master-PIN: damit setzt du vergessene Mitverwalter-PINs zurück und änderst geschützte Einstellungen.

Admin-PIN zweimal eingeben (festlegen & bestätigen).
Sprache oben rechts über die Flagge wählen.
Danach: Beispiele hinzufügen für Beispiel-Kategorien und ‑Artikel in deiner Sprache – oder Leer starten.

Gut zu wissen: Die Beispieldaten (z. B. Getränke, Bier 0,3 l) kannst du später jederzeit in den Einstellungen anpassen oder löschen.

Admin-PIN einrichten — Admin-PIN festlegen

Beispieldaten hinzufügen — Beispieldaten

2Startseite

Die Startseite ist die zentrale Übersicht mit allen Bereichen:

Bewirtung starten – neue Bewirtung beginnen.
Alle Bewirtungen – frühere und laufende Bewirtungen.
Statistiken – Umsätze und Auswertungen.
Schuldenbuch – offene Beträge der Gäste.
Einstellungen – Artikel, Kategorien, Stammgäste & mehr.

3Bewirtung starten

Tippe auf Bewirtung starten und fülle die Felder aus:

Gastgeber (Pflicht) – wer den Abend betreut. Konfigurierte Namen erscheinen als Vorschlag.
Anlass (optional) – z. B. Clubabend; über + neu anlegen.
PIN für diese Bewirtung (optional) – schützt die Bewirtung mit einem Wischmuster.

Mit Erstellen geht es zur Übersicht.

Gut zu wissen: Der Anlass ist optional – ohne Anlass wird die Bewirtung einfach mit dem Datum geführt.

4Übersicht & Gäste

Die Übersicht zeigt oben den Gesamtumsatz (und, sobald Ausgaben erfasst sind, Ausgaben und Netto). Darunter stehen die Gäste, getrennt nach Offen und Bezahlt.

Neuen Gast über den Button unten rechts (Gast hinzufügen) anlegen – frei tippen oder einen Stammgast wählen.
Auf einer Gastkachel: Abrechnen (Geldschein-Symbol) oder Bestellung (+).
Über das ⋮-Menü oben rechts: Kachelgröße, Ausgaben und Bewirtungs-Einstellungen.

Übersicht mit Gästen — Übersicht (mit Netto)

5Bestellung erfassen

Auf der Gastkachel den +-Button tippen. Links wählst du die Kategorie (z. B. Getränke/Speisen), rechts die Artikel.

Artikel antippen – die Anzahl erscheint als Badge.
Unten sammelt sich der Korb mit Mengen (−/+) und Summe.
Mit Bestätigen wird die Bestellung gebucht.

6Gast abrechnen

Auf der Gastkachel das Geldschein-Symbol oder im Gast-Detail Abrechnen tippen. Das Gast-Detail listet alle Positionen und die Summe.

Den gegebenen Betrag über das Stückelungs-Raster (z. B. 1, 2, 5, 10 …) oder Eigene Eingabe erfassen.
Rückgeld wird automatisch berechnet.
Optional Als Stammgast speichern, dann Bezahlt.

Der Gast wandert in den Bereich Bezahlt.

7Ausgaben erfassen

Über das ⋮-Menü → Ausgaben erfasst du Kosten des Gastgebers, z. B. Wareneinkauf. Jede Ausgabe hat eine Beschreibung und einen Betrag.

Mit Ausgabe (unten rechts) eine Position hinzufügen.
Ausgaben werden in der Übersicht als Netto = Umsatz − Ausgaben verrechnet.

Gut zu wissen: Ausgaben mindern den Netto-Ertrag und erscheinen auch in der Abrechnungs-PDF und den Statistiken.

8Bewirtung schließen & PDF

Über das Kassen-Symbol oben rechts Bewirtung schließen. Du siehst eine Zusammenfassung: Gäste (bezahlt/offen), Umsatz, Ausgaben und Netto.

Abrechnung als PDF erzeugt das Abrechnungs-PDF (mit MwSt., Schließzeit und Netto).
Gibt es noch offene Posten, werden diese beim Schließen ins Schuldenbuch übernommen.

Gut zu wissen: Enthält das PDF offene Schuldenbuch-Posten (Namen & Beträge), kommt ein Datenschutz-Hinweis – teile das PDF dann nur intern.

9Alle Bewirtungen

Unter Alle Bewirtungen findest du jede Bewirtung – nach Monat gruppiert und durchsuchbar (nach Datum, Anlass oder Gastgeber).

Tippen öffnet die Bewirtung (geschlossene werden schreibgeschützt angezeigt).
Pro Eintrag: PDF erneut erzeugen oder die Bewirtung löschen.

10Schuldenbuch

Das Schuldenbuch sammelt alle offenen Beträge pro Person über alle Bewirtungen hinweg.

Reiter Offen / Bezahlt oben umschalten.
Oben steht die Summe Offene Posten gesamt.
Bei Zahlung den Eintrag öffnen und als bezahlt markieren.

11Statistiken

Die Statistiken zeigen den Gesamtumsatz (inkl. Ausgaben & Netto), den Umsatz nach Kategorie, die beliebtesten Artikel und den Umsatz nach Zeitraum (Jahr/Monat).

12Einstellungen

In den Einstellungen verwaltest du die Stammdaten:

Vereinsname, Artikel verwalten, Kategorien verwalten (mit MwSt-Sätzen).
Stammgäste verwalten und Anläße verwalten.
Mitverwalter verwalten – deren PIN schaltet Admin-Aktionen frei.
Daten exportieren / importieren und Bewirtungen exportieren (CSV eines Zeitraums).

Gut zu wissen: „Mitverwalter“ sind Mit-Administratoren – ihre PIN entsperrt geschützte Aktionen (z. B. Artikel verwalten, Export). Die Liste der Mitverwalter selbst ist nur mit der Admin-PIN zugänglich.